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“省出大企业”法则之三:决战行政部

来源::未知 | 作者:admin | 本文已影响

  如果行政部,分析办公成本时像调研部门一样细致严谨,推行新政时如广告部一样循序善诱,执行规定如财务部般一丝不苟,如秘书般对你的工作需求了如指掌,那么,他就是能省出大企业的王牌行政部。

  2004年以前,过了夜里9点半,神州数码业务人员“联系客户”的高峰就到来了。而2004年以后,全部改在正常工作时间,这不是业务部门的调整,而是来自信息化管理部,一项改革,节省了神州数码近千万的通讯费用,而这项改革的背后,还有一本详实细致的通讯状况分析报告。

  信息化管理部郑小维的报告,让神州数码的管理层看到了这个“客户沟通高峰”的真实原因:手机支付网络电影下载、私人长途电话,甚至有人靠电话积分换取免费手机和礼品。晚上九点半,财务部下班以后,一个新的付款窗口却打开了,员工利用这个窗口支取了本该节省下来的近千万。一位神州数码的员工估算,由此开展的通讯改革,节约的支出是原来的25%-33%.而在此前的2003年底,联想也已经实施了控制通讯费用的措施:为员工配备小灵通,同时把移动电话报销配额削减一半。AdCIS.CN品牌营销网面对办公成本节省,不只在大企业,对于那些发展中的中型企业更是尤为重要。

  在从南京到北京的列车上,一位德本电工的技师大谈自己的省钱哲学:“其实我可以乘飞机去北京,但是,我决不会这么做,因为坐火车可以省出一台笔记本电脑的油水,还能落个节约成本的美名”。现在的目的地是天津,我可以选择直接从南京去天津,但是却以买不到票为名,从南京去北京,然后从北京去天津,其实,我会从郑州转车直接回天津。按照时间计算,我到北京的时间是夜里11点30分,第二天从北京去天津,这样,我不出现在北京,却可以获得多一天的补助、多一天的三星级宾馆住宿和北京标准的三餐补助,以及从北京到天津最昂贵方式的单程交通,粗略算下来也有1000元。以此类推,“全程优化”成果竟然真的有8000多元。

  德本电工行政总监李响用上面的例子来描述他刚上任时的情景:“小伎俩可以吞噬大企业!”2004年11月上任以来,李响推行的旅差优化节省下来的支出,相当于整个华南区办事处半年的办公成本。说到方法,李响的话出人意料:“行政部的成本控制是一个系统的过程,方法却总是非常简单。”

  李响介绍说“其实我就是把出差的同事当作物流标的,实现类似GPS的定位而已。”在德本,行政部门接受全国的出差申请,并根据出差申请制定行程优化,所有省会及二级城市的住宿和票务都由总部的指挥中心完成,这样,出差人员不再需要顾虑机票,每到一个目的地,也可以直接按照手机短信上的地址到离客户最近的指定酒店住宿,而这一切,是依靠总部行政部门和携程、亿龙等旅行协助机构共同完成的。总部会尽量根据拜访客户所在的位置,选择合乎标准且距离最近的酒店,并且随时接受员工对这种安排的投诉和建议。


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